Enhetlig ledelsessystem (ELS)

En kjent organisering fra første bil til langvarig innsats

På en mindre hendelse kan samme leder holde oversikt, prioritere oppgaver, følge gjennomføringen og bestille det laget trenger. Oppgavene finnes likevel, selv om ingen bærer vest med «planlegging» eller «logistikk». Når hendelsen vokser, fordeles funksjonene slik at lederen fortsatt kan lede. En funksjon som ikke er delegert, blir fortsatt liggende hos innsatslederen.

Brann- og redningsvesenforskriften § 12 krever organisering og ledelse etter et nasjonalt enhetlig ledelsessystem under innsats. DSBs veiledning presiserer at ELS også brukes på små hendelser. Det er behovet som avgjør hvor mange personer og ledd som etableres.

Fordel funksjoner før oversikten svikter

Innsatsleder må kunne vurdere situasjonen, velge mål og følge om tiltakene virker. Dersom alle spørsmål om slanger, transport, neste skift, media og sektorgrenser havner hos én person, blir viktige vurderinger lett forsinket. Flere mannskaper gir også flere oppdrag og tilbakemeldinger å håndtere.

Deleger etter oppgaven: Hvem skal følge dagens innsats? Hvem ser framover? Hvem skaffer og tar imot ressursene? Gi den ansvarlige et tydelig mandat, nødvendig beslutningsmyndighet og en rapporteringsvei. Be om lederressurser sammen med utførende mannskaper når det trengs; en stor styrke uten tilstrekkelig ledelse er vanskelig å bruke godt.

Funksjonene må arbeide sammen. Planlegging kan ikke love et nytt skift uten at logistikk har avklart tilgangen. Operasjon må melde effekt og begrensninger tilbake, slik at neste plan bygger på situasjonen ute, ikke bare på tavlen i KO.

Operasjon: følg opp oppdraget helt fram

Operasjon omsetter innsatsplanen til oppdrag og følger sektorlederne. Det innebærer å kontrollere at ordren er forstått, at ressursene er på plass, og at tiltaket gir forventet virkning. Nye observasjoner og endrede behov meldes til innsatsleder og de andre funksjonene.

En sektor kan avgrenses geografisk eller etter en funksjon. En teig er en mindre del av en sektor. Begrepene må være entydige i den aktuelle organisasjonen: Avklar grense, oppdrag, ansvarlig leder, tildelte ressurser og rapportering. Bruk samme inndeling på kart, i ordre og på samband. Inndelingen må endres dersom en leder ikke lenger klarer å følge sine underlagte.

Det er forskjell på «laget er sendt», «laget er i arbeid» og «oppdraget er løst». Oppfølgingen må få fram hva som faktisk er gjennomført, hva som gjenstår, og om andre lag må endre sin innsats som følge av dette.

Planlegging og miljø: arbeid foran neste problem

Funksjonen samler opplysninger fra operasjon, logistikk, innsatsleder og relevant fagkompetanse. Situasjonskartet bør vise hendelsens utvikling, sektorgrenser, viktige farer og hvor styrkene arbeider. Ressursoversikten må skille mellom det som er forespurt, bekreftet, på vei, tilgjengelig og bundet til oppdrag.

Vurder både forventet utvikling og en alvorligere mulig utvikling. Hva betyr endret vind, større brannspredning, bortfall av adkomst eller økt bemanningsbehov for neste periode? Hvilke opplysninger mangler før et alternativ kan velges? Miljøfaglige vurderinger omfatter blant annet sårbare områder, spredning av forurensning, metodevalg, prøvetaking og avfall når dette er relevant.

Planlegging sammenstiller forslag til innsatsplan. Innsatsleder godkjenner planen, og operasjon følger gjennomføringen. Logg og møtereferat må gjøre det mulig å se hvilke opplysninger, vurderinger og beslutninger som gjaldt til ulike tider.

Tre planer med ulike oppgaver

• Beredskapsplanen beskriver forberedt organisering, varsling, ansvar og ressurser for hendelser virksomheten skal kunne håndtere.
• Objektplanen gir forhåndskunnskap om et bestemt bygg, anlegg eller område. Opplysningene må kontrolleres mot dagens situasjon.
• Innsatsplanen gjelder hendelsen som faktisk pågår: mål, prioriteringer, organisering, ressurser, sikkerhet og oppgaver i den aktuelle perioden.

En innsatsplan kan være kort og muntlig ved en oversiktlig hendelse. Ved større og langvarige innsatser trengs en dokumentert plan som kan deles, oppdateres og overleveres. Tidshorisonten må passe utviklingen; en døgnplan kan ikke erstatte nye beslutninger når en avgjørende forutsetning endrer seg.

Logistikk: fra bestilling til brukbar ressurs

Logistikk må vite hva operasjon trenger, hvor det skal leveres og når det må kunne tas i bruk. Et kjøretøy som står på oppmøteplassen, er ikke automatisk klart til innsats. Mannskapet kan trenge orientering, lokal transport, verneutstyr, samband eller en leder før oppdraget kan begynne.

Mottak og personellkontroll

Registrer inn- og utsjekk, kompetanse, kontaktpunkt, plassering og hvem ressursen er underlagt. Hold oversikten oppdatert når et lag flyttes. Planlegg avløsning med tid til innkalling, reise, mottak, orientering og overlapping. Samarbeid med organisasjonene som avgir personell, og avklar arbeidsoppgaver, støttebehov og relevante avtaler.

Materiell, transport og forsyning

Organiser depot og utlevering slik at utstyr faktisk kan finnes og returneres. Registrer utlån, forbruk, skade og tap. Planlegg drivstoff, vedlikehold og erstatningsmateriell mens innsatsen pågår. For transport må det være oversikt over kjøretøy, førere, kapasitet og adkomst, også når veien brukes til avløsning og forsyning samtidig.

Sambandsutstyr trenger en plan for talegrupper, dekning, batteribytte og lading. Mat, drikke, hvile, innkvartering, vask, toaletter og avfall inngår i drift av en langvarig innsats. Disse oppgavene må få ansvarlige personer før manglene begynner å redusere innsatskapasiteten.

Støttefunksjoner som avlaster ledelsen

• Sikkerhetskoordinator bidrar i risikovurdering, planlegging og kontroll ute. Nye farer, avvik og nestenulykker skal nå ledelsen og påvirke videre innsats. Funksjonen overtar ikke linjeledernes ansvar for personellets sikkerhet.
• Informasjon samler og kontrollerer opplysninger, støtter intern informasjon og håndterer kontakt med publikum og media. Budskap må samordnes med andre berørte myndigheter. Avklar hvem som uttaler seg om hva.
• Økonomi og administrasjon holder kontroll på fullmakter, kontrakter, innkjøp, leie, timelister, kostnader og dokumentasjon. Logistikk og økonomi må avklare bestillinger sammen.
• Liaison er et forbindelsesledd til en annen organisasjon. Avklar hvilket mandat personen har, hvilke ressurser vedkommende kan avklare, og hvordan informasjon skal videreføres. En liaison er ikke automatisk en ny leder for innsatsmannskapene.
• Rådgivere og fagstøtte tilfører kompetanse som ledelsen trenger, for eksempel om konstruksjon, kjemikalier eller miljø. Rådene må inngå i beslutninger og konkrete oppdrag gjennom den etablerte ledelsen.

Gi en ordre som kan utføres og følges opp

Fempunktsordre gir en fast struktur når flere forhold må formidles samlet. Omfanget må tilpasses oppdraget; mottakeren skal kunne finne sin oppgave og rammene rundt den.

Kritiske sikkerhetsforhold må gjøres tydelige. Avklar også hvilke endringer som skal meldes straks. Kontroller forståelsen og følg virkningen; en sendt ordre er ikke en bekreftelse på at oppgaven er gjennomført. Se OBBO og MASA for beslutningsarbeidet og den kortere oppdragsstrukturen.

Stabsmøtet skal føre til beslutninger

Funksjonene innhenter og avklarer opplysninger før møtet. I møtet legges endringer, kritiske mangler, risiko og gjennomførbare alternativer fram for innsatsleder. Referatet bør vise tidspunkt, deltakere, beslutninger, ansvarlige og tidspunkt for neste oppfølging. Etterpå må beslutningene omsettes til oppdrag og deles med berørte ledere.

Et informasjonsmøte har en annen hovedoppgave: å gi mottakerne et oppdatert situasjonsbilde. Et sektorledermøte kan brukes til oppdrag, grenser og praktisk koordinering. Tilpass møtefrekvensen til hendelsen og samordne med overordnet aksjonsledelse. En fast møteplan skal ikke forsinke en melding om akutt fare.

KO må ha egnet plassering, arbeidsro og forbindelser til innsatsområdet. Kart, tavle og logg skal understøtte samme situasjonsbilde. Planlegg også drift ved strøm- eller nettutfall og hvor nødvendig underlag finnes når digitale hjelpemidler svikter.

Lederbytte, avløsning og nedtrapping

Avklar lederbyttet uttrykkelig: hvem overtar, fra hvilket tidspunkt, og med hvilke fullmakter? Overlever mål, situasjon, risiko, sektorinndeling, pågående oppdrag, ressurser og uavklarte behov. Informer underlagte og relevante samarbeidspartnere slik at meldinger ikke fortsetter til en leder som har gått av.

Ved nedtrapping må ledelsen fortsatt vite hvilke oppgaver som gjenstår, hvem som ivaretar dem, og hva som kan frigis. Planlegg innhenting og kontroll av materiell, personellregistrering, nødvendig hvile og forsvarlig retur. Dokumenter skader, tap og utestående bestillinger. En tommere oppmøteplass er ikke i seg selv en avsluttet innsats.

ELS og samvirke: avklar hvilket ansvar ledelsen har

ELS er organiseringen av oppgavene, ikke en overføring av alle etaters myndighet til én brannleder. Skill brannvesenets fagledelse fra samordningen av en redningsaksjon. Overordnet vaktberedskap skal ivareta overordnet ledelse; tilstedeværelse på skadestedet vurderes etter forholdene. Ansvar og overtakelse må være avklart også når støtte gis over samband.

Ved akutt forurensning må organiseringen knyttes til hvem som leder aksjonen. Den ansvarlige for forurensningen har tiltaksplikt; kommunal/interkommunal og statlig innsats har egne rammer. Kystverket kan helt eller delvis overta ledelsen ved større tilfeller. Da må planer, rapportering og ressursbruk samordnes med den statlige aksjonsledelsen. Bruk gjeldende planverk og varslingslinjer, ikke gamle navn på myndigheter eller kontaktordninger.

Øv overgangen mellom funksjonene

Bruk en skogbrann, en langvarig bygningsbrann eller en forurensningshendelse som bordøvelse. Gi først én leder alle oppgavene, og la hendelsen vokse. Prøv om gruppen oppdager behovet for funksjonsdeling og klarer å overføre oppgavene uten å miste oversikt.

Legg deretter inn en ressurs som er bestilt, men forsinket, et lag som trenger avløsning, og en opplysning som endrer planen. Følg hele kjeden: observasjon, oppdatert situasjonsbilde, beslutning, bestilling, mottak, oppdrag og tilbakemelding. Det avgjørende er om ledelsen og lagene kan forklare hvem som gjør hva, med hvilke rammer, og hva som utløser en ny vurdering.

Skogbrann krever dessuten et kartfestet bilde av brann, adkomst, vannkilder og lagplassering. Se ledelse og første rapport ved skogbrann for anvendelsen i terrenget.

Les videre

• Lederutdanning i brannvesenet
• Redningstjenesten
• Beredskapsprinsippene
• Øvelser i brannvesenet